Buku besar Anda menentukan semua yang dapat Anda bangun selanjutnya

Seorang pelanggan menempelkan kartu untuk pembayaran 200 riyal. Dalam setengah detik sebelum layar memberikan konfirmasi, sebuah buku besar di suatu tempat harus melakukan tindakan yang presisi: mendebit akun mereka sebesar 200, mengkredit akun pedagang, dan menolak transaksi tersebut jika kedua angka tidak cocok hingga ke satuan halala terkecil. Aturan pencocokan tersebut adalah akuntansi entri ganda, disiplin yang telah berusia berabad-abad di mana setiap kredit memiliki debit yang setara, sehingga pembukuan selalu seimbang dan setiap ketidaksesuaian akan langsung terlihat saat itu juga.

Kebanyakan orang hanya mengenal buku besar sebagai pelengkap, lapisan sunyi di balik pengalaman yang terasa mudah. Namun, buku besar adalah catatan dari setiap debit dan kredit yang dimiliki sebuah institusi, dan segala sesuatu yang dibangun di atasnya akan mewarisi kondisi buku besar tersebut. Jika sistemnya benar, produk di atasnya akan berkembang pesat. Jika salah, setiap saldo, laporan, dan keputusan yang dibangun di atasnya akan terus membawa kesalahan yang sama.

Masalahnya adalah sebagian besar institusi menjalankan buku besar yang tertinggal dari realitas. Mereka membangun sistem khusus yang mahal dan sering rusak tanpa disadari hingga proses rekonsiliasi, atau mereka menggunakan perangkat lunak akuntansi umum yang tidak pernah dirancang untuk pergerakan uang bervolume tinggi secara real-time. Keduanya menghasilkan cacat yang sama: saldo yang akurat pada pukul 2 pagi namun menjadi perkiraan saat jam makan siang. Pekerjaan batch di akhir hari. Kesenjangan yang harus direkonsiliasi secara manual keesokan paginya.

Apa yang sebenarnya harus dilakukan perangkat lunak buku besar keuangan

Buku besar untuk produk keuangan bukanlah perangkat lunak akuntansi desktop dengan baris yang lebih banyak. Berlandaskan pada prinsip entri ganda, sistem ini harus menangani empat hal sekaligus yang tidak pernah diminta untuk dikelola oleh alat umum.

Sistem ini harus memperbarui saldo secara real-time, tanpa jeda batch antara pergerakan uang dan pencatatannya. Sistem ini harus menyimpan jejak audit yang tidak dapat diubah dan memiliki stempel waktu, sehingga setiap entri dapat dilacak dan tidak ada yang bisa mengubah riwayat secara diam-diam saat regulator bertanya. Sistem ini harus menangani saldo multi-mata uang dengan konversi bawaan, karena dompet yang didanai dalam riyal dan kartu yang diselesaikan dalam dolar milik pelanggan yang sama. Dan sistem ini harus dapat diprogram, sehingga peristiwa seperti akrual bunga atau posting biaya dapat menulis entri seimbangnya sendiri melalui API alih-alih menunggu seseorang memasukkannya secara manual.

Perangkat lunak buku besar keuangan yang dibangun berdasarkan empat tuntutan tersebut mengubah kemampuan lapisan di atasnya. Ketika kartu, dompet, pinjaman, dan simpanan semuanya diposting ke buku besar yang sama, pelaporan menjadi terpadu dan beban rekonsiliasi antar produk menghilang, karena hanya ada satu catatan untuk direkonsiliasi: catatan itu sendiri.

Mengapa fragmentasi adalah biaya yang sebenarnya

Bayangkan sebuah bank meluncurkan dompet digital. Di atas kertas, ini hanyalah aplikasi, buku besar, dan pengisian saldo. Dalam praktiknya, ini adalah rantai vendor yang terpisah: satu menyediakan buku besar inti, yang lain menerbitkan kartu, yang ketiga menangani pemeriksaan identitas, dan setiap bagian menyimpan versinya sendiri tentang kebenaran. Setiap integrasi adalah kontrak terpisah, format data terpisah, dan titik terpisah di mana angka-angka bisa melenceng.

Dompet yang akhirnya dibuka pelanggan terlihat bersih. Infrastruktur yang menopangnya adalah empat sistem yang disatukan dengan selotip, direkonsiliasi satu sama lain sesuai jadwal alih-alih diselaraskan sejak awal. Biayanya melampaui waktu berbulan-bulan yang hilang untuk integrasi; institusi tersebut kini memiliki masalah rekonsiliasi permanen, dan setiap produk baru yang diluncurkan memperlebar jarak antara catatan mereka dan apa yang sebenarnya terjadi.

Satu buku besar di bawah setiap produk menghilangkan jarak tersebut. Satu sumber kebenaran berarti dompet, kartu, pinjaman, dan simpanan semuanya mengambil status dari tempat yang sama, sehingga saldo tetaplah saldo, tidak peduli produk mana yang memintanya. Pekerjaan yang dulunya digunakan untuk menyelaraskan empat sistem kini dialihkan untuk membangun inovasi berikutnya.

Bagian AI yang tidak bisa dilewati siapa pun

Setiap institusi kini menginginkan AI di dalam tumpukan teknologinya: penjaminan emisi yang membaca lebih dari sekadar skor kredit, deteksi penipuan yang menangkap pola saat terbentuk, agen yang menjawab pertanyaan pelanggan tentang uang mereka sendiri. Semuanya bergantung pada satu hal yang tidak ada hubungannya dengan model itu sendiri. Hal itu bergantung pada data yang dibaca model agar akurat, terkini, dan lengkap.

Buku besar adalah tempat data tersebut berada, yang menjadikannya sebagai kendala. Model yang melakukan penjaminan pinjaman membutuhkan posisi nyata peminjam saat ini, sistem penipuan perlu melihat transaksi saat diposting. Agen yang memberikan informasi saldo kepada pelanggan tidak bisa bekerja berdasarkan angka kemarin. Berikan salah satu dari mereka catatan yang tertinggal dari realitas, maka mereka akan menghasilkan jawaban yang terdengar meyakinkan namun salah, yang dalam dunia keuangan jauh lebih buruk daripada tidak memberikan jawaban sama sekali.

Kegagalannya bersifat mekanis. Kualitas model hanya sebaik inputnya, dan di dalam institusi keuangan, input tersebut berasal dari sistem pencatatan. Buku besar entri ganda yang dapat diprogram dan berjalan secara real-time dengan jejak audit lengkap memberikan input yang bersih bagi model secara inheren: saldo terkini, riwayat yang dapat dilacak, tanpa celah untuk ditutupi. Tumpukan catatan yang terfragmentasi dan tertinggal hanya akan memberikan kebisingan yang disebut sebagai data.

Jadi, pertanyaan sebenarnya bagi sebuah institusi adalah apakah catatan di bawahnya cukup baik untuk membuat AI menjadi berarti. Keputusan itu dibuat jauh sebelum model dibangun, yaitu dalam pemilihan sistem pembukuan. Perlakukan buku besar sebagai fondasi dan Anda akan memiliki sesuatu yang kokoh untuk dibangun. Perlakukan sebagai pelengkap dan beberapa tahun ke depan akan habis untuk merekonsiliasi kekacauan alih-alih membangun sesuatu di atasnya.